نرم افزار آرشيو

آرشيو (بايگاني) پرونده ها، اسناد و مدارك در تمام سازمان ها، ادارات، شركت هاي دولتي و خصوصي به عنوان منبع اصلی اطلاعات در آن سازمان محسوب مي شود. بنابراین سیستم آرشيو (بایگانی) از نظر نگهداری، بازیابی و امنیت پرونده ها، اسناد و مدارك بسيار حائز اهميت است. دستی و کاغذی بودن فرایند تولید و نگهداری پرونده ها، اسناد و مدارك در ایران موجب شده است که سازمان ها با مشکلات متعددی در زمینه كمبود فضا، امنيت اطلاعات، ذخیره و بازیابی پرونده ها و اسناد خود روبرو باشند. يكي از مناسب ترين راهكارها جهت حل اين مشكلات، الكترونيكي كردن پرونده ها، اسناد و مدارك مي باشد. سازمان ها پس از انجام مرحله اسكن و الكترونيكي شدن پرونده ها جهت استفاده بهينه از آنها نيازمند نرم افزاري هستند كه با استفاده از آن بتوانند علاوه بر ذخيره و بازيابي پرونده هاي الكترونيكي، آنها را با سطوح مختلف امنيتي در سازمان به گردش درآورند. در واقع الكترونيكي شدن و استفاده از نرم افزار آرشيو (بايگاني) در سازمان ها از نظر هزينه، سرعت بازيابي اطلاعات، دقت و امنيت بسيار مقرون به صرفه مي باشد. سازمان ها مي توانند پس از انجام خدمات تخصصي اسكن، از نرم افزار آرشيو (بايگاني) مناسب كه توسط سانا اسكن پيشنهاد ميشود بهره مند شوند.

روند مديريت اسناد پروسه اى بلند مدت و طولانی است. از اين رو آرشيو الكترونیک به ذخيره سازى، محافظت و امكان دسترسى به اسناد الكترونیک مى پردازد. بنابراين آرشيو ديجيتال آرشيويى است كه اسناد الكترونیک به منظور حفاظت و نگهدارى دائمى در مخزن ويژه و طى شرايط استاندارد نگهدارى می شوند. در زمينه حفظ و نگهدارى آرشيو ديجيتال مشكلات متعددى وجود دارد. زيرا فناورى همواره در حال تغيير است. كامل شدن چرخه ى عمر اسناد به مديريتها و متخصصين رايانه اى ارتباط پيدا كرده است و مديران ارشد معمولاً اطلاعات زيادى در مورد آن ندارند. بنابراين رغبت زيادى هم به تغيير سيستمهاى قبلى نشان نمى دهند. در عين حال انطباق با سرعت تحولات دشوار است. همچنين موضوع تأمين بودجه مورد نياز نيز همواره وجود دارد. موضوعات ديگرى نيز همچون كهنه شدن و غير قابل استفاده شدن فناورى هاى قديمى نيز وجود دارد. خطاهاى انسانى را هم نبايد از نظر دور داشت. نداشتن اطلاعات كافى در مورد اهميت مديريت اسناد الكترونيكى و يا داشتن سياستهاى نامناسب و ضعيف و دادن اولويت كمتر به مديريت اسناد، وجود مديران اسنادى غير حرفه اى و نبود تجربه كافى در مديريت اسناد الكترونیک، همچنين كنترل ناكافى در مرحله حذف اطلاعات غير ضرور، نداشتن آموزش كافى و هماهنگى و نيز فقدان يك دستورالعمل و رويه كارى و يا استاندارد كلى از ديگر مشكلات و موانع در حفظ و نگهدارى اسناد الكترونيكى مى باشد. موضوع عمده، حفاظت و نگهدارى اسناد الكترونيكى ، فناورى ، شيو ه ها و روشها و كاربران از نظر نوع برخورد و پذيرش آنها و ابزار از نظر داشتن يك سياست روشن و نوع استاندارد بكار گرفته شده مى باشد و نتيجه آن نيز تعيين اعتبار اسناد، قابل خواندن بودن، قابل درك بودن، قابل اعتماد بودن، امكان دسترسى و نيز يكپارچگى سيستم آنها مى باشد. با اجراى صحيح مديريت “اسناد الكترونيك” میتوان نسبت به دسترسى درست و صحيح به آن اسناد، در آينده اطمينان حاصل نمود و كنترل و نظارت آگاهانه اى درباره اسناد انجام داد. جريان عمومى امور در عرصه هاى مختلف بخوبى گردش مى كند و در نهايت حمايت هاى مناسب از حقوق شهروندان صورت مى پذيرد. رقومی سازی مواد آرشيوی باعث مي شود كه بخش عمده ای از محتوای يك آرشيو در دسترس كاربران در شبكه جهانی قرار گيرد .
مفهوم آرشيوهای رقومی و ديجيتال ، تاريخچه شكل گيری ، خدمات ، رويكرد فنی آرشيوهای رقومی و ديجيتال و نيز ملاحظات قانونی و اخلاقی و فنی در تدوين مجموعه های آرشيو رقومی و ضوابط انتخاب مواد آرشيوی برای رقومی سازی و نيز چگونگی ذخيره سازی مواد آرشيوی ، حفاظت از منابع ديجيتالى ، ضرورت پرداختن به فرايند رقومی سازی آرشيوها و جايگاه و نقش آن در دسترس پذير ساختن مواد آرشيوی ، شيوه های رقومی سازی متن و تصوير ، چالش های آرشيو داران، در راستای اجرای فرايند رقومی سازی و ايجاد آرشيوهای ديجيتال مورد بحث می باشد.

روند “مديريت اسناد” پروسه اى بلند مدت و طولانى است. از اين رو “آرشيو الكترونيک“ به ذخيره سازى، محافظت و امكان دسترسى به اسناد الكترونيک مى پردازد. بنابراين آرشيو ديجيتال آرشيويى است كه اسناد الكترونيک به منظور حفاظت و نگهدارى دائمى در مخزن ويژه و طى شرايط استاندارد نگهدارى مى شوند. در زمينه حفظ و نگهدارى آرشيو ديجيتال مشكلات متعددى وجود دارد. زيرا فناورى همواره درحال تغيير است. كامل شدن چرخه ى عمر اسناد به مديريتها و متخصصين رايان هاى ارتباط پيدا كرده است و مديران ارشد معمولاً اطلاعات زيادى در مورد آن ندارند. بنابراين رغبت زيادى هم به تغيير سيستمهاى قبلى نشان نمى دهند. در عين حال انطباق با سرعت تحولات دشوار است. همچنين موضوع تأمين بودجه مورد نياز نيز همواره وجود دارد. موضوعات ديگرى نيز همچون كهنه شدن و غير قابل استفاده شدن فناوریهاى قديمى نيز وجود دارد. خطاهاى انسانى را هم نبايد از نظر دور داشت. در اسناد الكترونيكى، مواردى همچون حمله ى ويروس ها يا اشتباه كاربران كه اطلاعات را تغيير يا حذف مى كنند، نيز وجود دارند. نداشتن اطلاعات كافى در مورد اهميت مديريت اسناد الكترونيكى و يا داشتن سياستهاى نامناسب و ضعيف و دادن اولويت كمتر به مديريت اسناد، وجود مديران اسنادى غير حرفه اى و نبود تجربه كافى در مديريت اسناد الكترونيک، همچنين كنترل ناكافى در مرحله حذف اطلاعات غير ضرور، نداشتن آموزش كافى و هماهنگى و نيز فقدان یک دستورالعمل و رويه كارى و يا استاندارد كلى از ديگر مشكلات و موانع در حفظ و نگهدارى اسناد الكترونيكى مى باشد. موضوع عمده، حفاظت و نگهدارى اسناد الكترونيكى ، فناورى ، شيو ه ها و روشها و كاربران از نظر نوع برخورد و پذيرش آنها و ابزار از نظر داشتن يك سياست روشن و نوع استاندارد بكار گرفته شده مى باشد و نتيجه آن نيز تعيين اعتبار اسناد، قابل خواندن بودن، قابل درك بودن، قابل اعتماد بودن، امكان دسترسى و نيز يكپارچگى سيستم آنها مى باشد.

کلیه حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به ” شرکت پردازش اطلاعات وايا ” ميباشد.