ويكی سانا

اسكن (Scan): تصویری که به کمک اسکنر به دست می‌آید.

اسكنر (Scanner): وسیله‌ای است برای تصویربرداری از سند کاغذی.

سند (Document): سند يا مدرك عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، ديداری، شنيداری كه به وسيله اشخاص حقيقی يا حقوقی ايجاد شده و داراي ارزش نگهداری باشد.

انواع سند: اسناد از نظر چرخه زندگی، ارزش، اعتبار قانونی، درجه حساسيت و محتوی به نحو ذيل تقسيم بندی مي شوند:

الف) انواع سند از نظر چرخه زندگي

  1. اسناد جاری : اسنادی كه مورد مراجعه مستمر باشند.
  2. اسناد نيمه جاری : اسنادی كه گاه گاهی مورد مراجعه قرار ميگيرند.
  3. اسناد راكد : اسنادی كه مورد مراجعه ايجاد كننده آنها قرار نميگيرد.

ب) انواع سند از نظر ارزش:

ارزش اسناد به اعتبار آنها از نظر اداری و يا اطلاعاتی است كه در هر سند برای اداره ايجادكننده و بايگانی وجود دارد. بنابراين تعريف هر سند ميتواند دارای ارزشهای اداری و بايگانی باشد.

  1. ارزش اوليه (اداری يا استنادی): ارزش از نظر ايجاد كننده آن كه از نظر زمانی در مرحله جاری و نيمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و … .
  2. ارزش ثانويه (بايگانی يا اطلاعاتی): ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشيويستها. زمانی كه كليه اقدامات لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعاليت يا عملی كه منجر به ايجاد آن گرديده، تمام و كامل شود و در صورتي كه در مراجع قضايی و قانون مطرح نبوده و همچنين مورد نياز دستگاه يا فرد ايجاد كننده آن نباشد “ارزش اوليه سند” پايان مي يابد و سند دارای “ارزش ثانويه” مي گردد.

ج) انواع سند از نظر اعتبار قانونی

  1. سند رسمی : عبارت است از سندی كه نزد مأمورين رسمی و در حدود صلاحيت و وظايف ايشان و بر طبق مقررات قانونی تنظيم ميشود مثل شناسنامه، گواهينامه، احكام استخدام و … .
  2. سند عادی : عبارت است از سندی كه از جانب اشخاص غير رسمی بدون دخالت مامورین رسمی تنظيم شده و تابع تشريفات خاص نمي باشد مانند دفاتر و اسناد تجارتی (غير از دفاتر كه شرايط اسناد رسمی را دارد) نظير دفتر روزنامه، دفتر دارايی، دفتر كل.

د) انواع سند از نظر درجه حساسيت:

  1. اسناد عادی
  2. اسناد محرمانه
  3. اسناد سری
  4. اسناد به كلي سری

ه) انواع سند از نظر محتوی و موضوع :

اسناد و مدارك از نظر محتوی و موضوع به گروههای مختلف قابل تقسيم مي باشد. با وجود اين كه در هر يك از اين اسناد به موضوع خاصی پرداخته شده است، و يا تشريح و روشن سازی مقوله خاصی مورد توجه قرار گرفته، اما به اعتبار ارتباط ذاتی دانش های انسانی با یکدیگر اسناد مربوط به يك موضوع ميتواند در ساير بخش ها مورد استفاده قرار گيرد. از نظر موضوعی اسناد تنوع وسيعی را در بر ميگيرد. برخي از انواع اسناد از اين گونه شامل موارد زير است.

  1. اسناد اداری : سند اداری سندی است كه دارای ارزش اداری بوده و سازمان را در اجرای وظايف جاری خود ياري نمايد. اين نوع سند توسط سازمانهای اداری كشور و در حيطه وظايف و مسؤوليت های قانونی مصوب سازمان و در راستای اجرای تعهدات و امور جاری سازمانها ايجاد و تنظيم ميگردد. اين اسناد با توجه به خدمتی كه ارائه ميكند به دو دسته اسناد كوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسيم ميشود. اسناد كوتاه مدت مانند تقاضانامه های معمولی و يا اسنادي است كه براي انجام امور شخصی كاركنان و يا مثلاً در جريان ترميم سازمان مربوط ايجاد ميگردد، كه اين گونه اسناد به سرعت كامل ميشوند و به همان سرعت نيز فاقد ارزش ميگردند. اسناد بلند مدت اداری نيز نظير اساسنامه ها، قوانين، آيين نامه ها، قراردادها كه در برگيرنده سياست ها، تعهدات، و حدود و وظايف و مسؤوليتهای كلی سازمان ميباشد.
  2. اسناد مالی : يك بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالی ميباشند. اين اسناد به روابط مالی در ادارات باز ميگردند و بيشتر شامل اسناد بودجه ميشوند كه چگونگی اختصاص هزينه ها به امور متفاوت سازمانی را نشان ميدهند، نظير پرونده ضمانت مالی افراد، پرونده ها، هزينه ها به اشكال مختلف و يا اسناد مربوط به پرداخت حقوق كاركنان و ساير تعهدات مالی سازمان كه اين اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به يك فعاليت معين را نشان ميدهد.
  3. اسناد علمی و فنی : اسنادی كه دارای ارزشهای علمی و فنی بوده و شامل مقادير متنابهی از اطلاعات تخصصی و فنی ميباشند كه در نتيجه تحقيقات خاص توسط متخصصين حاصل گرديده، نظير گزارشات مربوط به انجام پروژه های تحقيقاتی و عملياتی سازمانها
  4. اسناد قانونی : قانون به قواعدی گفته ميشود كه يا با تشريفات مقرر در قانون اساسی در مجلس شورای اسلامی وضع شده و يا از راه همه پرسی به تصويب ميرسد. همان گونه كه ملاحظه ميشود واژه قانون مفهوم ويژه ای دارد كه با تصميمات قوه مجريه متفاوت بوده پس بنابراين آنها را نبايد به جای هم بكار برد. بر همين اساس است كه برخی از حقوق دانان با توجه به لازم الاجرا بودن تصميماتی كه مقامات صلاحيتدار در حدود وظايف و به حكم قانون اتخاذ ميكنند، مثل آئين نامه های دولتی، بخشنامه ها به جای كلمه قانون از متون قانونی يا اسناد قانونی استفاده ميكنند. اسناد قانونی اسناد لازم الاجرای است كه در اختيار مدير قرار داشته و كليه تصميمات متخذه توسط مديران سازمان ضرورتاً بايد منطبق با آن باشد. معذالك همه متون و اسناد قانونی از اعتبار يكسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبی بين متون قانونی و يا اسناد قانونی وجود دارد مانند: قانون اساسی، قانون عادی، تصويب نامه ها (مصوب دولت يا كميسيون های مجلس يا تفويض اختيار از سوی مجلس)، عهدنامه های بين المللی،  آئين نامه های دولتی
  5. اسناد تاريخی : كليه پرونده ها و سوابق پس از طی مرحله جاری و نيمه جاری چنانچه دارای يكی از ارزشهاي پيش گفته باشند اسناد تاريخی محسوب ميگردند. اين اسناد عمدتاً مورد مراجعه محققان و پژوهشگران قرار ميگيرند مانند عهدنامه تركمنچای، فرمان صدور مشروطيت و … .
  6. اسناد فرهنگی : اسنادی كه حاوي نكات فرهنگی بوده و يا ايجاد كننده اين اسناد از چهره ها و شخصيتهای فرهنگی باشد اين اسناد عرصه های متنوع هنر را از شعر، موسيقی، سينما، تئاتر، معماری و غيره را در بر ميگيرند.
  7. اسناد سياسی : اسنادی است كه توسط مراجع صلاحيت دار توليد گرديده و حاوی سياستها و خط و مشي های سياسی يك كشور از نظر داخلی و خارجی ميباشند نظير پروتكل ها، معاهدات، قراردادهای بين المللی، يادداشتهای سياسی، اولتيماتوم، اعلام جنگ و غيره كه بيانگر نحوه برقراری روابط بين كشورها و استراتژيهای سياسی دولت ميباشد. اسناد سياسی از نظر ماهوی ممكن است يك طرفه باشد مانند اولتيماتوم و اعلان جنگ و يا چند جانبه باشد مانند قراردادها و معاهدات بين المللی . در حدود قانون اساسی كشورها تشريفات خاصی برای لازم الاجرا شدن معاهدات بين المللی پيش بينی شده است.
  8. اسناد نظامی : اسنادی هستند كه حاوی جهت گيريها و سياست گذاريهای نظامی كشورها در راستای تأمين امنيت ملی، منطقه ای و بين المللی بوده و مبتنی بر اصول قانون اساسی آن كشورها ميباشد اين اسناد از آنجايی كه در برگيرنده معاهدات نظامی بين المللی نيز هستند لذا ميتوانند جزء اسناد سياسی نيز محسوب شوند مانند اسناد همكاريها و مشاركتهای نظامي و دفاعی كشورها
  9. اسناد اقتصادی، عمرانی : اسنادی كه دارای ارزش اقتصادی ميباشند و فعاليتهای كشور را در امر توسعه اقتصادی بيان ميكنند.

پرونده: عبارت است از مجموعه ای از اسناد و مدارك مربوط به يك موضوع ،شخص يا سازمان كه بترتيب خاصی در يك پوشه يا كلاسور نگهداری شده است . در مضامينی ديگر مي توان گفت پرونده مجموعه ای است از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و با رعايت حق تقدم در يك پوشه و يا زونكن نگاهداری شده باشد. محتويات يك پرونده مبين آن موضوع و يا مشخصات يك فرد است. پرونده مجموعه اسناد و سوابقی است كه پيوستگی و موضوع واحد دارد و با روش منطقی، برای استفاده های جاری يا كاربرد آرشيوی، در پوشه يا پوشه هائی تنظيم شده باشد. پرونده مجموعه منظم اسناد مربوط به يك موضوع را كه مبين كامل آن باشد و بر حسب ضوابط خاص در يك پوشه يا زونكن و…نگهداری شود پرونده گوييم.

بايگاني يا آرشيو (Archive) : مجموعه ای از اسناد و يا پرونده های تاريخی يا اوليه است. اين كلمه همچنين ممكن است به محل نگهداري اسناد اشاره كند. بايگانی يا آرشيو براي حفظ دائم يا طولانی مدت مداركی كه دارای ارزش فرهنگی، تاريخی و يا حقوقی دارند استفاده ميشود. در تعاريفی ديگر مي توان گفت : بايگانی عبارت است از فن اداره، نظارت و حفاظت اسناد و مدارك سازمان به منظور نگهداری و مراجعه . بايگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظيم و نگاهداری و حفاظت اسناد و مدارك است، برطبق روشی معين به نحوی كه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه، نيروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست يافت. بايگانی به معنای محل نگاهداری اسناد برطبق ضوابط معين وعلمی. بايگانی يا آرشيو عبارت است از محل نگهداری دائمی اسناد و مدارك گران بهايی كه از نظر اداری، حقوقی، مالی، علمی، تاريخی و فرهنگی ارزش نگهداری دائمی را دارند. كليه سياستها، خط مشی ها، روشها و رويه ها، به طريقی در بايگانی انعكاس مي يابند و به عنوان منابع اطلاعاتی در آن جا حفظ مي شوند تا در مواقع نياز, مورد استفاده قرار گيرند . در واقع بايگانی يا آرشيو عبارت است از : ثبت و حفظ اطلاعات و عملكردهای مربوط به گذشته, به منظور استفاده در حال و آينده. بطور كلي بايگاني در اصطلاح مديريت اسناد به 3 مورد گفته ميشود :

  1. مجموعه روشهای علمی و استاندارد (نحوه تشكيل پرونده، تنظيم بازرگانی، كدگذاری، دستيابی به پرونده، تفكيك پرونده ها به جاری، نيمه جاری و راكد و … .
  2. محل نگهداری و حفظ اسناد
  3. مجموعه پرونده های موجود در بايگانی

خدمات تخصصي ساماندهي الكترونيكي خدمات تخصصي ساماندهي الكترونيكي

خدمات تخصصي اسكن اسناد و مدارك خدمات تخصصي اسكن اسناد و مدارك

خدمات تخصصي ساماندهي فيزيكي خدمات تخصصي ساماندهي فيزيكي

کلیه حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به ” شرکت پردازش اطلاعات وايا ” ميباشد.