ويكی سانا

اسكن (Scan): تصویری که به کمک اسکنر به دست می‌آید.

اسكنر (Scanner): وسیله‌ای است برای تصویربرداری از سندی کاغذی.

سند (Document): سند يا مدرك عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاري، ديداري، شنيداري كه به وسيله اشخاص حقيقي يا حقوقي ايجاد شده و داراي ارزش نگهداري باشد.

انواع سند: اسناد از نظر چرخه زندگي، ارزش، اعتبار قانوني، درجه حساسيت و محتوي به نحو ذيل تقسيم بندي مي شوند:

الف) انواع سند از نظر چرخه زندگي

  1. اسناد جاري : اسنادي كه مورد مراجعه مستمر باشند.
  2. اسناد نيمه جاري: اسنادي كه گاه گاهي مورد مراجعه قرار ميگيرند.
  3. اسناد راكد : اسنادي كه مورد مراجعه ايجاد كننده آنها قرار نميگيرد.

ب) انواع سند از نظر ارزش:

ارزش اسناد به اعتبار آنها از نظر اداري و يا اطلاعاتي است كه در هر سند براي اداره ايجادكننده و بايگاني وجود دارد. بنابراين تعريف هر سند ميتواند داراي ارزشهاي اداري و بايگاني باشد.

  1. ارزش اوليه (اداري يا استنادي): ارزش از نظر ايجاد كننده آن كه از نظر زماني در مرحله جاري و نيمه جاري است مانند اسناد اداري، مالي، حقوقي و … .
  2. ارزش ثانويه (بايگاني يا اطلاعاتي): ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشيويستها. زماني كه كليه اقدامات لازم بر روي سند انجام شده باشد و فعاليت يا عملي كه منجر به ايجاد آن گرديده، تمام و كامل شود و در صورتي كه در مراجع قضايي و قانون مطرح نبوده و همچنين موردنياز دستگاه يا فرد ايجاد كننده آن نباشد “ارزش اوليه سند” پايان مييابد وسند داراي “ارزش ثانويه” ميگردد.

ج) انوع سنداز نظر اعتبار قانوني

  1. سند رسمي: عبارت است از سندي كه نزد مأمورين رسمي و در حدود صلاحيت و وظايف ايشان و بر طبق مقررات قانوني تنظيم ميشود مثل شناسنامه، گواهينامه، احكام استخدامو … .
  2. سند عادي: عبارست است از سندي كه از جانب اشخاص غيررسمي بدون دخالت ملمورين رسمي تنظيم شده و تابع تشريفات خاص نميباشد مانند دفاتر و اسناد تجارتي (غير از دفاتر كه شرايط اسناد رسمي را دارد) نظير دفتر روزنامه، دفتر دارايي، دفتر كل.

د) انواع سند از نظر درجه حساسيت:

  1. اسناد عادي
  2. اسناد محرمانه
  3. اسناد سري
  4. اسناد به كلي سري

ه) انواع سند از نظر محتوي و موضوع:

اسناد و مدارك از نظر محتوي و موضوع به گروههاي مختلف قابل تقسيم ميباشد. با وجوداين كه در هر يك ازاين اسناد به موضوع خاصي پرداخته شده است، و يا تشريح وروشن سازي مقوله خاصي مورد توجه قرار گرفته، اما به اعتبار ارتباط ذاتي دانشهاي انساني با يكدگير اسناد مربوط به يك موضوع ميتواند در ساير بخشها مورد استفاده قرار گيرد. از نظر موضوعي اسناد تنوع وسيعي را در بر ميگيرد. برخي از انواع اسناد از اين گونه شامل موارد زير است.

  1. اسناد اداري : سند اداري سندي است كه داراي ارزش ادراري بوده و سازمان را در اجراي وظايف جاري خود ياري نمايد. اين نوع سند توسط سازمانهاي اداري كشور و در حيطه وظايف و مسؤوليت هاي قانوني مصوب سازمان و در راستاي اجراي تعهدات و امور جاري سازمانها ايجاد و تنظيم ميگردد. اين اسناد با توجه به خدمتي كه ارائه ميكند به دو دسته اسناد كوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسيم ميشود. اسناد كوتاه مدت مانند تقاضانامه هاي معمولي و يا اسنادي است كه براي انجام امور شخصي كاركنان و يا مثلاً در جريان ترميم سازمان مربوط ايجاد ميگردد، كه اين گونه اسناد به سرعت كامل ميشوند و به همان سرعت نيز فاقد ارزش ميگردند. اسناد بلند مدت اداري نيز نظير اساسنامهها، قوانين، آيين نامه ها، قراردادها كه در برگيرنده سياستها، تعهدات، و حدود و وظايف و مسؤوليتهاي كلي سازمان ميباشد.
  2. اسناد مالي: يك بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالي ميباشند. اين اسناد به روابط مالي در ادارات باز ميگردند و بيشتر شامل اسناد بودجه ميشوند كه چگونگي اختصاص هزينه ها به امور متفاوت سازماني را نشان ميدهند، نظير پرونده ضمانت مالي افراد، پرونده ها هزينه ها به اشكال مختلف و يا اسناد مربوط به پرداخت حقوق كاركنان و ساير تعهدات مالي سازمان كه اين اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به يك فعاليت معين را نشان ميدهد.
  3. اسناد علمي و فني: اسنادي كه داراي ارزشهاي علمي و فني بوده و شامل مقادير معتنابهي از اطلاعات تخصصي و فني ميباشند كه در نتيجه تحقيقات خاص توسط متخصصين حاصل گرديده، نظير گزارشات مربوط به انجام پروژه هاي تحقيقاتي و عملياتي سازمانها
  4. اسناد قانوني : قانون به قواعدي گفته ميشود كه يا با تشريفات مقرر در قانون اساسي در ملجس شوراي اسلامي وضع شده و يا از راه همه پرسي به تصويب ميرسد. همان گونه كه ملاحظه ميشود واه قانون مفهوم ويژه اي دارد كه با تصميمات قوه مجريه متفاوت بوده پس بنابراين آنها را نبايد به جاي هم بكار برد. بر همين اساس است كه برخي از حقوقدانان با توجه به لازمالاجرا بودن تصميماتي كه مقامات صلاحيتدار در حدود وظايف و به حكم قانون اتخاذ ميكنند، مثل آئين نامه هاي دولتي، بخشنامه ها به جاي كلمه قانون از متون قانوني يا اسناد قانوني استفاده ميكنند. اسناد قانوني اسناد لازم الاجراي است كه در اختيار مدير قرار داشته و كليه تصميمات متخذه توسط مديران سازمان ضرورتاً بايد منطبق با آن باشد. معذالك همه متون و اسناد قانوني از اعتبار يكسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبي بين متون قانوني و يا اسناد قانوني وجود دارد مانند: قانون اساسي، قانون عادي، تصويب نامه ها (مصوب دولت يا كميسيون هاي مجلس يا تفويض اختيار از سوي مجلس)، عهدنامه هاي بين المللي،  آئين نامه هاي دولتي
  5. اسناد تاريخي: كليه پرونده ها و سوابق پس از طي مرحله جاري و نيمه جاري چنانچه داراي يكي از ارزشهاي پيش گفته باشند اسناد تاريخي محسوب ميگردند. اين اسناد عمدتاً مورد مراجعه محققان و پژوهشگران قرار ميگيرند مانند عهدنامه تركمنچاي، فرمان صدورمشروطيت و … .
  6. اسناد فرهنگي: اسنادي كه حاوي نكات فرهنگي بوده و يا ايجاد كننده اين اسناد از چهره ها و شخصيتهاي فرهنگي باشد اين اسناد عرصه هاي متنوع هنر را از شعر، موسيقي، سينما، تئاتر، معماري و غيره را در بر ميگيرند.
  7. اسناد سياسي: اسنادي است كه توسط مراجع صلاحيت دار توليد گرديده و حاوي سياستها و خط و مشيهاي سياسي يك كشور از نظر داخلي و خارجي ميباشند نظير پروتكلها، معاهدات، قراردادهاي بين المللي، يادداشتهاي سياسي، اولتيماتوم، اعلام جنگ و غيره كه بيانگر نحوه برقراري روابط بين كشورها و استراتژيهاي سياسي دولت ميباشد. اسناد سياسي از نظر ماهوي ممكن است يك طرفه باشد مانند اولتيماتوم و اعلان جنگ و يا چند جانبه باشد مانند قراردادها و معاهدات بين المللي. در حدود قانون اساسي كشورها تشريفات خاصي براي لازمالاجرا شدن معاهدات بين المللي پيش بيني شده است.
  8. اسناد نظامي: اسنادي هستند كه حاوي جهت گيريها و سياست گذاريهاي نظامي كشورها در راستاي تأمين امنيت ملي، منطقه اي و بين المللي بوده و مبتني بر اصول قانون اساسي آن كشورها ميباشد اين اسناد از آنجايي كه در برگيرنده معاهدات نظامي بينالمللي نيز هستند لذا ميتوانند جزء اسناد سياسي نيز محسوب شوند مانند اسناد همكاريها و مشاركتهاي نظامي و دفاعي كشورها
  9. اسناد اقتصادي، عمراني: اسنادي كه داراي ارزش اقتصادي ميباشند و فعاليتهاي كشور را در امر توسعه اقتصادي بيان ميكنند.

پرونده: عبارت است از مجموعه اي از اسناد و مدارك مربوط به يك موضوع ،شخص يا سازمان كه بترتيب خاصي در يك پوشه يا كلاسور نگهداري شده است . در مضاميني ديگر مي توان گفت پرونده مجموعه اي است از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و با رعايت حق تقدم در يك پوشه و يا زونكن نگاهداري شده باشد. محتويات يك پرونده مبين آن موضوع و يا مشخصات يك فرد است. پرونده مجموعة اسناد و سوابقي است كه پيوستگي و موضوع واحد داردو با روش منطقي، براي استفاده هاي جاري يا كاربرد آرشيوي، در پوشه يا پوشه هائي تنظيم شده باشد. پرونده مجموعه منظم اسناد مربوط به يك موضوع را كه مبين كامل آن باشد.و بر حسب ضوابط خاص در يك پوشه يا زونكن و…نگهداري شود پرونده گوييم.

بايگاني يا آرشيو (Archive): مجموعه اي از اسناد و يا پرونده هاي تاريخي يا اوليه است. اين كلمه همچنين ممكن است به محل نگهداري اسناد اشاره كند. بايگاني يا آرشيو براي حفظ دائم يا طولاني مدت مداركي كه داراي ارزش فرهنگي، تاريخي و يا حقوقي دارند استفاده ميشود. در تعاريفي ديگر مي توان گفت: بايگاني عبارت است از فن اداره، نظارت وحفاظت اسناد و مدارك سازمان به منظور نگهداري و مراجعه. بايگاني به مفهوم فن طبقه بندي، تنظيم و نگاهداري و حفاظت اسناد و مدارك است، برطبق روشي معين به نحوي كه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه، نيروي انساني و وقت، بتوان به آن اسناد دست يافت. بايگاني به معناي محل نگاهداري اسناد برطبق ضوابط معين وعلمي. بايگاني يا آرشيو عبارت است از محل نگهداري دائمي اسناد و مدارك گران بهايي كه از نظر اداري، حقوقي، مالي، علمي، تاريخي و فرهنگي ارزش نگهداري دائمي را دارند. كليه سياستها، خط مشيها، روشها و رويه ها، به طريقي در بايگاني انعكاس مي يابند و به عنوان منابع اطلاعاتي در آن جا حفظ مي شوند تا در مواقع نياز , مورد استفاده قرار گيرند . در واقع بايگاني يا آرشيو عبارت است از : ثبت و حفظ اطلاعات و عملكردهاي مربوط به گذشته, به منظور استفاده در حال و آينده. بطور كلي بايگاني در اصطلاح مديريت اسناد به 3 مورد گفته ميشود:

  1. مجموعه روشهاي علمي و استاندارد (نحوه تشكيل پرونده، تنظيم بازرگاني، كدگذاري، دستيابي به پرونده، تفكيك پرونده ها به جاري، نيمه جاري و راكد و … .
  2. محل نگهداري و حفظ اسناد
  3. مجموعه پرونده هاي موجود در بايگاني

خدمات تخصصي ساماندهي الكترونيكي خدمات تخصصي ساماندهي الكترونيكي

خدمات تخصصي اسكن اسناد و مدارك خدمات تخصصي اسكن اسناد و مدارك

خدمات تخصصي ساماندهي فيزيكي خدمات تخصصي ساماندهي فيزيكي

کلیه حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به ” شرکت پردازش اطلاعات وايا ” ميباشد.